สิ่งที่คุณควรทราบคือ บางครั้งเครื่องคอมพิวเตอร์อาจทำงานล้มเหลวได้ ไวรัสที่ร้ายแรงอาจทำให้ระบบของคุณล้มเหลวโดยการค่อยๆ เล็ดลอดผ่านซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสและไฟร์วอลล์ของคุณเข้ามา
ปัญหาคือคุณไม่ได้รับการเตือนก่อนที่จะสายเกินไป ซึ่งเมื่อถึงเวลานั้น ข้อมูลของคุณก็หายไปแล้ว!
เหตุการณ์ นี้เกิดขึ้นกับผู้คนในแวดวงธุรกิจจำนวนมาก ในกรณีที่เลวร้ายที่สุดคือ บางบริษัทต้องปิดกิจการ และสิ่งที่น่าเสียดายมากที่สุดคือ เรื่องดังกล่าวเป็นเรื่องที่หลีกเลี่ยงได้ คุณสามารถเรียกคืนข้อมูลที่คุณสูญเสียโดยส่วนใหญ่หรือทั้งหมดได้โดยการสำรอง ข้อมูลของคุณไว้
คุณอาจเห็นว่าเรื่องดังกล่าวเป็นเรื่องที่ยุ่งยาก ซึ่งฉันเห็นด้วย แต่ทุกอย่างขึ้นอยู่กับตัวคุณเองและธุรกิจของคุณในการจัดเตรียมแผนการสำรอง ข้อมูล (หรือไม่ดำเนินการใดๆ) โดยดูเคล็ดลับเหล่านี้
สิ่งสำคัญที่สุดคือการสำรองข้อมูลในฐานข้อมูลลูกค้าและข้อมูลบัญชีเงินเดือน
สิ่ง ใดเป็นสิ่งสำคัญที่สุดของบริษัท บุคคลต่างๆ อาจมีความคิดเห็นที่แตกต่างกันออกไป แต่ฐานข้อมูลลูกค้าจะต้องมีความสำคัญมากอย่างแน่นอน
ข้อมูลที่คุณได้ จากไฟล์ข้อมูลคือรายละเอียดสำคัญเกี่ยวกับสินค้าที่ซื้อ เวลาที่ซื้อ วิธีการชำระเงิน และอื่นๆ รายชื่อผู้ติดต่อก็จัดเป็นฐานข้อมูลอย่างหนึ่ง และคุณอาจนำไปรวมกับรายชื่อลูกค้าได้
ดังนั้น คุณจะทำอย่างไรหากข้อมูลในฐานข้อมูลหายไป คุณจะรู้สึกอย่างไรหากคุณพยายามเปิดฐานข้อมูลของคุณ แต่ไม่พบอะไรเลย คงไม่ใช่เรื่องที่ดีแน่ๆ คุณจึงควรสำรองข้อมูลในฐานข้อมูลของคุณ
การ สำรองข้อมูลบัญชีเงินเดือนของพนักงานก็เป็นอีกเรื่องหนึ่งที่มีความสำคัญ คุณคงไม่ต้องการสูญเสียข้อมูลที่คุณต้องรายงานไปยังกรมสรรพากร พนักงานเองก็ไม่ต้องการให้เกิดปัญหาขึ้น และแน่นอนว่าพนักงานของคุณไม่ต้องการที่จะได้รับเงินเดือนช้า
การป้องกันการตั้งค่ารีจิสทรี
คุณควรสำรองข้อมูลทั้งหมดของ คุณ แต่หากคุณไม่ได้สำรองข้อมูลไว้ ข้อมูลที่คุณต้องสำรองไว้อย่างสม่ำเสมอรายการที่ 3 คือ รีจิสทรีของ Windows ฐานข้อมูลขนาดใหญ่นี้เป็นข้อมูลวิธีการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ หากไม่มีข้อมูลนี้ เครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณจะกลายเป็นที่ทับกระดาษที่มีราคาแพงชิ้นหนึ่งเท่า นั้น
โปรแกรมสำรองข้อมูลโดยส่วนใหญ่จะให้คุณสำรองข้อมูลรีจิสทรีโดย อัตโนมัติ หากไม่เป็นเช่นนั้น คุณสามารถดำเนินการด้วยตนเองได้ไม่ยาก โดยทำดังนี้
•
คลิก Start > Run
•
ป้อน "regedit" (โดยไม่ต้องใส่เครื่องหมายอัญประกาศ) ลงในกล่อง แล้วคลิก OK
•
ใน รีจิสทรี ให้คลิก File > Export (หรือ Registry > Export Registry File in Windows 98) แล้วนาวิเกตไปที่สื่อที่ใช้ในการสำรองข้อมูลของคุณ ซึ่งอาจเป็นไดรฟ์ E:
•
ตั้งชื่อไฟล์ แล้วคลิก Save
คุณ ไม่จำเป็นต้องสำรองข้อมูล Windows หรือโปรแกรมประยุกต์ของคุณ เช่น Microsoft Word หากมีปัญหาร้ายแรงเกิดขึ้น คุณสามารถติดตั้งโปรแกรมเหล่านั้นใหม่ได้ แต่คุณจะต้องปกป้องข้อมูลที่คุณจัดทำขึ้น
การเก็บข้อมูลสำรองของคุณไว้นอกสถานที่ทำงาน
เพื่อ ความปลอดภัยของข้อมูลที่สำรองไว้ คุณควรเก็บสื่อที่ใช้สำรองข้อมูล (เทป, ซีดีหรือดีวีดี ฯลฯ) ไว้นอกสถานที่ทำงาน ตัวอย่างเช่น หากคุณสำรองข้อมูลลงเทป และคุณทิ้งตลับเทปไว้ในเครื่อง คุณจะได้รับการปกป้องข้อมูลในกรณีที่ฮาร์ดดิสก์เสียเท่านั้น หากอุปกรณ์นั้นถูกขโมย หรือเกิดเพลิงไหม้ในสำนักงาน คุณจะสูญเสียข้อมูลที่สำรองนั้น
วิธีการที่ปลอดภัยที่สุดคือการใช้เทป หรือดิสก์แยกกันสำหรับแต่ละวัน และเก็บเทปที่มีข้อมูลล่าสุดไว้นอกสถานที่ทำงาน โดยอาจเก็บไว้ที่บ้านของคุณ
คุณควรลืมการสำรองข้อมูลโดยใช้ฟล็อปปี้ดิสก์ไปได้เลย
สื่อ ในการสำรองข้อมูลในอดีตคือฟล็อปปี้ดิสก์ ซึ่งไม่เหมาะกับการใช้งานจริงๆ อีกต่อไป เนื่องจากสื่อประเภทนี้สามารถเก็บข้อมูลได้เพียง 1.4 เมกะไบต์ คุณจึงจำเป็นต้องใช้สื่อประเภทอื่นที่สามารถเก็บข้อมูลได้มากในการสำรอง ข้อมูล คุณอาจต้องนั่งอยู่หน้าเครื่องคอมพิวเตอร์เป็นเวลานานเพื่อเปลี่ยน ฟล็อปปี้ดิสก์อยู่ตลอดเวลา คุณจึงควรลืมสื่อประเภทนี้ไปได้เลย
เทป เป็นสื่อที่ใช้กันมาหลายปีแล้ว การสำรองข้อมูลโดยใช้เทปมักใช้เวลานาน แต่เป็นกระบวนการที่สามารถดำเนินการโดยอัตโนมัติได้ คุณสามารถกำหนดตารางเวลาให้สำรองข้อมูลในขณะที่คุณหลับได้
เครื่อง บันทึกเทปเป็นสื่อที่ใช้กันมาหลายปีแล้ว โดยเป็นเครื่องที่สามารถใช้งานได้ง่ายและใช้ในการบันทึกข้อมูล กราฟิก ไฟล์วิดีโอ และข้อมูลประเภทอื่นๆ ได้ดี
เครื่องบันทึกเทปโดยส่วนใหญ่ จะมีราคาประมาณ 500 ดอลลาร์ออสเตรเลีย เทปก็มีราคาค่อนข้างแพง อีกทั้งซอฟต์แวร์ยังใช้งานได้ยาก เทปเป็นสื่อที่ใช้ในการสำรองข้อมูลได้ดีหากคุณทราบวิธีการใช้งาน ข้อเสียของสื่อประเภทนี้คือเรื่องของเวลาการทำงานและการใช้งาน แต่เมื่อระบบของคุณล้มเหลว สื่อประเภทนี้จะช่วยให้การทำงานของคุณราบรื่นขึ้น
ตัวเลือกอื่นๆ ที่คุณสามารถเลือกใช้งานได้มีดังต่อไปนี้
•
การ สำรองข้อมูลโดยใช้ไดรฟ์ซีดีหรือไดรฟ์ดีวีดี สื่อทั้งสองประเภทสามารถสำรองข้อมูลได้น้อยกว่าเทป หากคุณตัดสินใจที่จะใช้สื่อประเภทนี้ คุณต้องแน่ใจว่าซอฟต์แวร์ของคุณสามารถสำรองข้อมูลโดยอัตโนมัติได้ หากข้อมูลของคุณมีไม่มากนัก ซีดีหรือดีวีดีจะเป็นตัวเลือกที่เหมาะสม แผ่นซีดีจะเก็บข้อมูลได้ถึง 700 MB ในขณะที่แผ่นดีวีดีโดยส่วนใหญ่จะเก็บข้อมูลได้ 4.7 GB
•
การใช้ไดรฟ์ Zip หรือ Jaz ซึ่งผลิตโดย Iomega ไดรฟ์ Zip สามารถเก็บข้อมูลได้ 250 MB และ Jaz สามารถเก็บข้อมูลได้ 2 GB
•
การ ใช้ฮาร์ดดิสก์ภายนอก สื่อประเภทนี้จะให้พื้นที่เก็บข้อมูลจำนวนมาก คุณสามารถเชื่อมต่อเข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์ผ่านการเชื่อมต่อความเร็วสูง เช่น USB 2.0 หรือ FireWire ฮาร์ดดิสก์สามารถทำงานได้อย่างรวดเร็ว การสำรองข้อมูลจึงใช้เวลาไม่นาน แต่ฮาร์ดดิสก์ภายนอกมีขนาดค่อนข้างใหญ่ ซึ่งอาจสร้างความเบื่อหน่ายให้กับคุณในการนำกลับบ้าน
อีกตัวเลือกหนึ่งที่คุณอาจนำไปใช้ได้คือการสำรองข้อมูลลงในฮาร์ดดิสก์ภายใน
คุณ สามารถใช้ฮาร์ดดิสก์ภายในตัวที่สอง แม้ว่าตัวเลือกนี้จะเป็นการเก็บข้อมูลสำรองไว้ในสำนักงาน Windows สามารถรองรับการใช้งานฮาร์ดดิสก์หลายตัวได้โดยอัตโนมัติ คุณเพียงคัดลอกข้อมูลจากฮาร์ดดิสก์ที่เป็น Master ลงในฮาร์ดดิสก์ตัวที่สองที่เป็น Slave
หากคุณสะดวกที่จะดำเนินการเอง คุณสามารถติดตั้งฮารด์ดิสก์ตัวที่สองด้วยตนเองได้ หรือคุณอาจให้ร้านค้าดำเนินการให้กับคุณ ซึ่งมีการคิดค่าใช้จ่ายเพียงเล็กน้อยเท่านั้น หากคุณซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์ใหม่ คุณสามารถสั่งซื้อเครื่องโดยให้ติดตั้งฮาร์ดดิสก์มาพร้อมกันสองตัวได้
หาก คุณต้องการใช้ฮาร์ดดิสก์สองตัว คุณอาจพิจารณาระบบ RAID ซึ่งย่อมาจาก Redundant Array of Inexpensive Disk ระบบ RAID อาจมีความยุ่งยากซับซ้อน แต่ระบบฮาร์ดดิสก์สองตัวไม่เป็นเช่นนั้น คุณเพียงแต่ตั้งค่าให้ฮาร์ดดิสก์อีกตัวให้เป็น Mirror
เมื่อคุณบันทึก ข้อมูล ระบบจะบันทึกข้อมูลลงในทั้งสองไดรฟ์ ดิสก์ตัวที่สองจะมีข้อมูลเหมือนกับดิสก์ตัวแรกทุกประการ ดังนั้น เมื่อดิสก์ตัวใดตัวหนึ่งล้มเหลว คุณจะมีสำเนาที่เหมือนกันเหลืออยู่ และ RAID จะสลับการทำงานของคุณไปที่ไดรฟ์ตัวนั้นโดยอัตโนมัติ
เมนบอร์ดบางตัวมีระบบ RAID อยู่ในตัว หากเมนบอร์ดของคุณความสามารถดังกล่าว คุณอาจใส่การ์ด RAID เพิ่มลงในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ
อย่างไรก็ตาม ระบบ RAID จะสำรองข้อมูลของคุณไว้ภายในเครื่องคอมพิวเตอร์ ซึ่งคุณยังคงต้องเสี่ยงกับการเกิดเพลิงไหม้และการโจรกรรม
คุณต้องการความปลอดภัยมากขึ้นใช่หรือไม่ คุณอาจใช้บริการสำรองข้อมูลออนไลน์
หาก คุณให้ความสำคัญกับเรื่องความปลอดภัยมากเป็นพิเศษ คุณอาจใช้การสำรองข้อมูลทางอินเทอร์เน็ต มีบริษัทจำนวนมากบนเว็บที่จะเก็บข้อมูลให้กับคุณโดยคิดค่าใช้จ่ายเป็นราย เดือน โดยคุณสามารถสำรองข้อมูลโดยอัตโนมัติได้
นักวิเคราะห์โดยส่วน ใหญ่แนะนำว่าธุรกิจที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตความเร็วสูงเท่านั้นที่ควร ใช้ตัวเลือกนี้ เนื่องจากการสำรองข้อมูลโดยการหมุนโทรศัพท์จะทำให้สายโทรศัพท์ของคุณไม่ว่าง เป็นเวลานานในแต่ละครั้ง
นอกจากนี้ คุณสามารถใช้ Microsoft SharePoint ในการสร้างเว็บไซต์อินทราเน็ตหรือเอ็กซ์ทราเน็ตสำหรับธุรกิจของคุณ ซึ่งคุณสามารถเก็บสำเนาเอกสารที่สำคัญทางธุรกิจของคุณไว้ในตำแหน่งที่ ปลอดภัยที่คุณเข้าถึงได้ทางอินเทอร์เน็ต ในปัจจุบัน SharePoint ได้รวมอยู่ใน Windows Server 2003
